Vállalati költségkezelés

Kezelje és automatizálja költségvisszatérítési folyamatait. Legyen mindig tisztában az alkalmazottak kiadásaival. Vezessen be költségszabályzatokat és kiadási limiteket. Tranzakciókat követhet nyomon, illetve indíthat számítógépéről, iPadjéről vagy okostelefonjáról.

Hogyan működik?

Az expense@work költségkezelési rendszer egyszerűen használható, és hatékonyan telepíthető.

A kordában tartott kiadások valójában megtakarított kiadások. Ideális megoldás kiküldetésben lévő tanácsadókkal, értékesítőkkel, ügyvédekkel vagy technikusokkal dolgozó közepes vagy nagyobb méretű szervezetek számára.

Kiadások feladása

Kiadások feladása

Az alkalmazottak okostelefon, táblagép vagy számítógép segítségével viszik be a rendszerbe a kiadásaikat. A felhasználói felület felhasználóbarát és egyszerűen használható, így a végfelhasználóknak gyakorlatilag semmilyen képzésre nincs szükségük a használatához. Fényképek vagy szkennelt bizonylatok könnyedén csatolhatók az egyes tranzakciókhoz, és továbbíthatók jóváhagyásra.

Kiadások jóváhagyása

Kiadások jóváhagyása

A vezetők e-mailben és alkalmazásban küldött értesítéseket kapnak a jóváhagyásukra váró igényekről. A vezetők összefoglaló nézetben vagy részletezve is áttekinthetik a benyújtott kérelmeket, mielőtt eldöntenék, hogy jóváhagyják őket, további információkat kérnek be vagy elutasítják az adott űrlapot vagy tranzakciót.

Kiadások könyvelése

Kiadások könyvelése

Jóváhagyást követően a kérelmeket továbbítja a rendszer a könyvelésnek további jogszabályi követelmények, például az ÁFA-tartalom ellenőrzéséhez. Amint az adott alkalmazottra vonatkozó, előlegekkel összevetett egyenleget jóváhagyják, a tranzakciókat közvetlen kifizetésként vagy a bérelszámolás részeként könyvelik a számviteli rendszerben.

Üzleti utak kérvényezése

Üzleti utak kérvényezése

A helyi vagy külföldi pénznemben kért előlegek igénylésekor a munkavállalóknak esetenként a javasolt üzleti utakkal kapcsolatos részleteket is meg kell adniuk.

Üzleti út és előlegfizetés jóváhagyása

Üzleti út és előlegfizetés jóváhagyása

A vezetők jóváhagyhatják vagy elutasíthatják az üzleti utakra beadott kérelmeket. Jóváhagyást követően a kérelmet automatikusan továbbítja a rendszer a pénzügyi részlegnek, amely folyósítja a szükséges előleget a kérvényt benyújtó munkatársnak.

Alkalmazottak költségeinek megtérítése

Alkalmazottak költségeinek megtérítése

Az üzleti útról visszatérő alkalmazottak összes elszámolható kiadásukat bejelentik. Az expense@work automatikusan kiszámítja az étkezési hozzájárulások értékét, összehasonlítja a tényleges költéseket az adott előlegekkel és megállapítja azt a költségtérítési értéket, amelyre jóváhagyást kell kérni a vezetőségtől.

Vezetői jóváhagyás

Vezetői jóváhagyás

A vezetők értesítést kapnak a jóváhagyásukra váró költségigénylésről, és eldönthetik, hogy jóváhagyják-e, vagy további információkat kérnek be, esetleg visszautasítják az egyes kérelmeket.

Költségvisszatérítés és számlázás

Költségvisszatérítés és számlázás

A pénzügyi részleg az összes kiadást ellenőrzi az ÁFA számítások és a kapcsolódó bizonylatok tekintetében, valamint felméri az esetleges adó visszaigénylési lehetőségeket és meghatározza a költségvisszatérítés végösszegét. A kiadásokat automatikusan könyveli a számviteli rendszer, és az alkalmazott megkapja a visszatérítést.

Hitelkártyák

Hitelkártyák

A hitelkártya kivonatok bekerülnek a rendszerbe, majd az alkalmazottakhoz kerülnek, hogy megadják a szükséges adatokat. Megerősítést követően az expense@work továbbítja a kitöltött kivonatokat jóváhagyásra, majd könyvelésre.

Távolléti díj és túlóradíj igénylései

Távolléti díj és túlóradíj igénylései

Minden olyan alkalmazotti kérelmet, amelyhez egy vagy több vezető jóváhagyása szükséges (például távollét, túlóra vagy minta kérelmek) az arra szolgáló formanyomtatványon nyújthatja be az alkalmazott. Az egyes nyomtatványokat a kérelem típusától vagy az igényelt összegtől függően az expense@work egyszerű vagy összetettebb folyamatokon keresztül hagyathatja jóvá.

Bejövő számlák jóváhagyása

Bejövő számlák jóváhagyása

Beállítható, hogy a bejövő számlákat szkennelés után az expense@work jóváhagyásra küldje tovább az illetékes részleg vezetői, a műszakvezetők vagy projektmenedzserek számára. Az aktuális jóváhagyási státuszok és megjegyzések bármikor megtekinthetők. Könyveléskor, az expense@work létrehozza a megfelelő szállítói számla naplót a pénzügyi rendszer számára.

Szerződéskezelés

Szerződéskezelés

Az expense@work szerződések és más beszállítókkal vagy megrendelőkkel kapcsolatos dokumentumok tárolását és lekérését is lehetővé teszi.

Útnyilvántartás

Útnyilvántartás

Az expense@work segítségével nyilvántarthatók a céges autók által megtett utak. Amint egy alkalmazott rögzíti a kilométer adatokat, a rendszer meghatározza a megfelelő díjtételeket, és kiszámítja a visszatérítések értékét, mielőtt továbbítja a nyomtatványt jóváhagyásra.

Ingyenesen kipróbálható

Vagy hívja a (+36) 1 412 2400 telefonszámot

Segítünk a szervezeteknek kordában tartani és csökkenteni az alkalmazotti kiadásokat.

Minden költség egy helyen

The system best accommodated IPSA’s requirements. IPSA learned that the program was able to record MP’s paid or rejected expense claims at a publicly accessible website where their expenses could be reviewed in detail.

Quote from IPSA case study

Watch case study
Jelentősen javult a pontosság a riportolásban. A jelentések online megtekinthetők és a javítások gyorsabban elvégezhetők. Minden szükséges dokumentum hamarabb elérhető. Az űrlapok jóváhagyására és javítására fordított időt mindegy 50%-kal csökkentettük.

Marina Nekrasova, Treasury Operations Manager Roche Moscow Ltd.

Töltse le az esettanulmányt
Az átlátható működés és a többi fontos paraméter alapján szakemberünk az LLP Group expense@work programját választotta. A rendszer mindenben megfelelt az elvárásoknak, és kifejezetten költséghatékonynak is bizonyult. Két és fél éve került bevezetésre és ezt a döntésünket soha egyetlen pillanatra sem bántuk meg.

Becző Szilvia, Projektmenedzser Affidea Group

Töltse le az esettanulmányt