Kezelje és automatizálja költségvisszatérítési folyamatait. Legyen mindig tisztában az alkalmazottak kiadásaival. Vezessen be költségszabályzatokat és kiadási limiteket. Tranzakciókat követhet nyomon, illetve indíthat számítógépéről, iPadjéről vagy okostelefonjáról.
Hogyan működik?A kordában tartott kiadások valójában megtakarított kiadások. Ideális megoldás kiküldetésben lévő tanácsadókkal, értékesítőkkel, ügyvédekkel vagy technikusokkal dolgozó közepes vagy nagyobb méretű szervezetek számára.
Az alkalmazottak okostelefon, táblagép vagy számítógép segítségével viszik be a rendszerbe a kiadásaikat. A mobil app karakterfelismerő funkciója azonosítani tudja a tranzakció dátumát, a bruttó összeget, a devizanemet, az áfa összegét és a szállítót. A felhasználói felület felhasználóbarát és egyszerűen használható, így a végfelhasználóknak gyakorlatilag semmilyen képzésre nincs szükségük a használatához. Fényképek vagy szkennelt bizonylatok könnyedén csatolhatók az egyes tranzakciókhoz, és továbbíthatók jóváhagyásra.
A vezetők e-mailben és alkalmazásban küldött értesítéseket kapnak a jóváhagyásukra váró igényekről. A vezetők összefoglaló nézetben vagy részletezve is áttekinthetik a benyújtott kérelmeket, mielőtt eldöntenék, hogy jóváhagyják őket, további információkat kérnek be vagy elutasítják az adott űrlapot vagy tranzakciót.
Jóváhagyást követően a kérelmeket továbbítja a rendszer a könyvelésnek további jogszabályi követelmények, például az ÁFA-tartalom ellenőrzéséhez. Amint az adott alkalmazottra vonatkozó, előlegekkel összevetett egyenleget jóváhagyják, a tranzakciókat közvetlen kifizetésként vagy a bérelszámolás részeként könyvelik a számviteli rendszerben.
A helyi vagy külföldi pénznemben kért előlegek igénylésekor a munkavállalóknak esetenként a javasolt üzleti utakkal kapcsolatos részleteket is meg kell adniuk.
A vezetők jóváhagyhatják vagy elutasíthatják az üzleti utakra beadott kérelmeket. Jóváhagyást követően a kérelmet automatikusan továbbítja a rendszer a pénzügyi részlegnek, amely folyósítja a szükséges előleget a kérvényt benyújtó munkatársnak.
Az üzleti útról visszatérő alkalmazottak összes elszámolható kiadásukat bejelentik. Az expense@work automatikusan kiszámítja az étkezési hozzájárulások értékét, összehasonlítja a tényleges költéseket az adott előlegekkel és megállapítja azt a költségtérítési értéket, amelyre jóváhagyást kell kérni a vezetőségtől.
A vezetők értesítést kapnak a jóváhagyásukra váró költségigénylésről, és eldönthetik, hogy jóváhagyják-e, vagy további információkat kérnek be, esetleg visszautasítják az egyes kérelmeket.
A pénzügyi részleg az összes kiadást ellenőrzi az ÁFA számítások és a kapcsolódó bizonylatok tekintetében, valamint felméri az esetleges adó visszaigénylési lehetőségeket és meghatározza a költségvisszatérítés végösszegét. A kiadásokat automatikusan könyveli a számviteli rendszer, és az alkalmazott megkapja a visszatérítést.
A hitelkártya kivonatok bekerülnek a rendszerbe, majd az alkalmazottakhoz kerülnek, hogy megadják a szükséges adatokat. Megerősítést követően az expense@work továbbítja a kitöltött kivonatokat jóváhagyásra, majd könyvelésre.
Minden olyan alkalmazotti kérelmet, amelyhez egy vagy több vezető jóváhagyása szükséges (például távollét, túlóra vagy minta kérelmek) az arra szolgáló formanyomtatványon nyújthatja be az alkalmazott. Az egyes nyomtatványokat a kérelem típusától vagy az igényelt összegtől függően az expense@work egyszerű vagy összetettebb folyamatokon keresztül hagyathatja jóvá.
Beállítható, hogy a bejövő számlákat szkennelés után az expense@work jóváhagyásra küldje tovább az illetékes részleg vezetői, a műszakvezetők vagy projektmenedzserek számára. Az aktuális jóváhagyási státuszok és megjegyzések bármikor megtekinthetők. Könyveléskor, az expense@work létrehozza a megfelelő szállítói számla naplót a pénzügyi rendszer számára.
Az expense@work szerződések és más beszállítókkal vagy megrendelőkkel kapcsolatos dokumentumok tárolását és lekérését is lehetővé teszi.
Az expense@work segítségével nyilvántarthatók a céges autók által megtett utak. Amint egy alkalmazott rögzíti a kilométer adatokat, a rendszer meghatározza a megfelelő díjtételeket, és kiszámítja a visszatérítések értékét, mielőtt továbbítja a nyomtatványt jóváhagyásra.
Időben bejelentem a kiadásaimat, és gyors visszatérítésre számíthatok. Kiadásaimat az okostelefonomról is bejelenthetem, és nyomon követhetem jóváhagyásukat.
Mindig naprakész információim vannak alkalmazottaim kiadásairól. Figyelemmel kísérhetem, hogy mennyire tudjuk tartani a költségvetést és gyors, megalapozott döntéseket tudok hozni az egyes alkalmazottak kiadásaival kapcsolatban.
Nem kell többé bizonylatokat bogarászni vagy vezetőket hajkurászni jóváhagyásért. A munkám egyszerűbb és a tranzakciók garantáltan megfelelnek a belső szabályzatoknak és a számviteli előírásoknak.
The system best accommodated IPSA’s requirements. IPSA learned that the program was able to record MP’s paid or rejected expense claims at a publicly accessible website where their expenses could be reviewed in detail.Quote from IPSA case study
Watch case study
Jelentősen javult a pontosság a riportolásban. A jelentések online megtekinthetők és a javítások gyorsabban elvégezhetők. Minden szükséges dokumentum hamarabb elérhető. Az űrlapok jóváhagyására és javítására fordított időt mindegy 50%-kal csökkentettük.
Az átlátható működés és a többi fontos paraméter alapján szakemberünk az LLP Group expense@work programját választotta. A rendszer mindenben megfelelt az elvárásoknak, és kifejezetten költséghatékonynak is bizonyult. Két és fél éve került bevezetésre és ezt a döntésünket soha egyetlen pillanatra sem bántuk meg.
Az expense@work bevezetésével megoldottuk a munkavállalók online költség igénylését, amelyre nagy szükségünk volt. A megoldás valós idejű jelentéskészítési és különösen a költségvetés ellenőrzési lehetősége segít abban, hogy gyors és világos áttekintést kapjunk értékesítési kampányainkról és az általános pénzügyi adatainkról.
Az expense@work segítségével három hónap alatt a manuális költségkezelési folyamatokat letudtuk cserélni digitálisra. Ez az átmenet megkönnyítette számunkra a hétköznapi tehendőket, aminek köszönhetően egy könyvelő munkaidejének a felét megtakarítottuk. Az utazási költségek jóváhagyásának, az üzleti utak visszatérítésének, a készpénzes fizetéseknek a folyamata sokkal gyorsabb lett, emelett az összes dokumentum digitálisan archiválva van, és könnyen megtalálható. Úgy gondolom, hogy ennek a költségkezelési megoldásnak mobil verziója szintén hasonló sikert fog aratni.