Céges előírások alkalmazása
Az expense@work egyik legfontosabb előnye, hogy elősegíti a vállalati irányelvek betartását és kizárja a csalási és visszaélési lehetőségeket. Különböző szabályok beállításával biztosítható, hogy a felhasználók minden szükséges adatot felvigyenek, így a rendszer már a bevitelnél érvényesítheti a költségigényt vagy értesítheti a felhasználót, ha bármi probléma van az igényléssel.
Testreszabható űrlapok
A felvinni kívánt adatoktól függően többfélre űrlap is beállítható az expense@work-ben.
Különböző típusokat használhatnak a felhasználók bizonyos csoportjai (például az USA –ban dolgozó alkalmazottak más űrlapot láthatnak mint az angliai kollégák), valamint az összes vagy csak néhány felhasználó számára többféle formátumot tehetünk elérhetővé a saját kezdőoldalukon.
Magasszintű jóváhagyási folyamat
Az expense@work jóváhagyóhoz és workflow rendszere lehetővé teszi, hogy egy űrlap több jóváhagyóhoz is eljusson a szervezeten belül, különböző, előre definiálható szempontok alapján
- A sorok tartalma alapján
- A jóváhagyási étékhatár figyelmbe vételével
- A projektválasztás vagy más beállítási szabályok alapján
- Több jóváhagyási szint is alkalmazható
- A jóváhagyó vissza is küldheti az űrlapot a feladóhoz ha valamilyen kérdés merül fel
Jelentéskészítés
Az expense@work többféle jelentéskészítési eszközt kínál, hogy mindig a megfelelő információt kapjuk a döntéshozási folyamat során. Az egyik opció a Microsoft Reporting Services, mely lehetővé teszi a felhasználók és adminisztrátorok számára, hogy részletgazdag, valós idejű riportokat láthassanak az alkalmazáson belül.
Rendszer integráció
Minden expense@work tranzakciónak van valamilyen könyvelési vonatkozása:
- Utazási költségek
- Saját keretből fizetett kiadások
- Készpénz előlegek
- Beszerzési és utazási igénybejelentések
Az expense@work biztosítja a szükséges eszközöket a kiadások és tranzakciók feladásához az expense@work megoldásból a könyvelési és más rendszerek felé. Különféle cél tranzakciók definiálásához és XML kimeneti fájl létrehozásához a rendszer főkönyvi export sablonokat használ. Ha át szeretné alakítani a kimeneti XML-t könyvelési vagy más rendszerekbe való importáláshoz, alkalmazhatja a megfelelő XSL stíluslapokat.
Mobileszközök
A systems@work Androidos vagy iOS alkalmazásával okostelefonon online és offline is elkészíthetők a költségigénylések, amelyekhez bizonylatok képei és más dokumentumok, illetve emlékeztető hangfelvételek is csatolhatók.
